Как ввести электронный документооборот в компании
 |
Когда руководитель решает внедрить электронный документооборот в компании, он планирует создать централизованную систему обмена документами внутри внутри фирмы и с контрагентами. Это возможно, если они тоже имеют аналогичные правила работы с документами и договор содержит соответствующий пункт.
Такая форма позволяет просто осуществлять регистрацию, проверку и согласование документов, потому что подписание и передача осуществляется очень быстро. Особенно удобно обмениваться электронными документами с государственными органами и фондами.
Для компании, которая осуществляет работу, связанную с продажами или закупками через систему электронных торгов и тендеров, применение электронного документооборота значительно упрощает процесс взаимодействия с порталом торгов.
Возможные проблемы с введением электронного документооборота в компании
По большому и малому счету проблем нет, перефразируя Булгакова, проблемы только в головах руководителей. Нужно только начать, приняв решение и продумав, как внедрить электронный документооборот в компании.
Шаги по организации электронного документооборота в компании
После принятия решения сформируйте рабочую группу, которая будет заниматься внедрением решения, закрепите их права соответствующим приказом. Потому что членам рабочей группы вместе с руководителями подразделений компании предстоит разработать алгоритм и регламенты оформления, согласования и обмена внутренними и внешними документами. А еще вам будет необходимо приобрести электронную цифровую подпись.
Придется разработать алгоритм и технический регламент обмена, контроля, оцифровки бумажных документов. Должны быть определены ответственные, а рабочие места должны быть оснащены программными средствами для электронной цифровой подписи.
Читайте также: “Кому будет полезна электронная цифровая подпись”
Предусмотрите регламент хранения электронных архивов, для создания регламента привлеките IT-специалистов. Для разработки правил хранения определите номенклатуру дел, сроки хранения по правилам действующего законодательства РФ. Если не разбираетесь в этом сами, обратитесь за юридическим сопровождением бизнеса, чтобы потом не платить огромные штрафы.
Утвердите правила выгрузки электронных документов из баз данных, формат и способ защиты информации, а также вид носителя для хранения. Создайте описи электронных документов, находящихся на хранении с указанием наименований и объема данных.
Помните, что для того чтобы уничтожить электронные документы документооборота, находящиеся на хранении, необходимо выполнить определенный порядок действий:
- Уничтожение возможно в том случае, когда истек срок хранения, определенный законодательством РФ.
- Сделайте экспертную оценку ценности электронных документов, сформировав внутреннюю комиссию. В результате оценки она должна создать акт, в котором определить список документов для уничтожения.
Теперь вы знаете, как сделать электронный документооборот в компании. Удачи вам в организации этого процесса!
А если нужна помощь, обращайтесь к нам за юридической помощью. Будем рады помочь!
