Вы здесь: Советы Сколько можно сэкономить с электронной цифровой подписью

Сколько можно сэкономить с электронной цифровой подписью

Задумчивость

Внедряя новый инструмент в работу компании, владелец бизнеса анализирует результат внедрения, например, сколько можно сэкономить с электронной цифровой подписью.

 

Экономия компании в процессе применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) включает снижение денежных и временных затрат. Это связано с простотой применения ЭЦП, в качестве заменителя синей печати и подписи руководителя компании.

 

Устанавливая авторство документа или файла, усиленная цифровая подпись гарантирует их целостность, сохраняя неизменность после создания. Какие возможности дает такой инструмент?

 

Операционные расходы организации, которая не применяет электронного документооборота, включают расходы на бумаги для документов, авторучки, печати и краску для печатей, принтеры, картриджи для принтеров или услуги заправки картриджей, оплату услуг специалистов, обслуживающих принтеры.

 

Этот перечень еще исключает покупку самих принтеров, которые имею свойство ломаться или технически устаревать. А если у компании несколько офисов в нескольких городах, а если еще несколько удаленных складов, а если у нее есть сеть магазинов?

 

Издержки немало возрастают, если вспомнить о том, что в некоторых компаниях принято продлевать договоры, осуществляя физическую подпись страниц, вместо автоматической пролонгации. Почему? Ой, не спрашивайте, не всегда руководители этих самых компаний могут сами дать ответ на такой вопрос, в общем, «рашн традишн».

 

При этом доставка договоров осуществляется «самой неторопливой» почтой России так и специальными почтовыми службами, которые значительно быстрее первого варианта, но и значительно дороже.

 

Иногда, юридическому лицу требуются нотариальные услуги, когда требуется заверить учредительные документы компании, например, для процесса реорганизации. А если кто-то допустил ошибку в документе, то переоформление требует времени и денег, потому что услуга нотариального заверения, оказывается, по факту подачи документов и не предусматривает переделки.

 

Сложно на первый взгляд оценить стоимость времени руководителя, хотя для этого есть несколько методик. Сколько времени «инвестирует» директор предприятия, подписывая различные документы ежедневно, еженедельно и ежемесячно?

 

Можно посчитать временные затраты бухгалтера, который готовит отчеты и формы для фискальных органов, а затем ожидает их после визирования руководителя. Сколько у вас получилось?

 

Предлагаю посчитать ориентировочную стоимость традиционного документооборота рядовой компании, работающей в сфере B2B, численностью до 20 сотрудников в течение одного полугодия.

 

Предположим, что структура компании включает 5 (пять) подразделений: администрация, бухгалтерия, отдел закупок, отдел продаж, склад и логистика.

 

Подразделение

Должность

Количество

1

Администрация

Директор

1

2

Администрация

Секретарь

1

3

Бухгалтерия

Бухгалтер

1

4

Отдел закупок

Руководитель отдела закупок

1

5

Отдел закупок

Менеджер закупок

1

6

Отдел продаж

Руководитель отдела продаж

1

7

Отдел продаж

Менеджер продаж

3

8

Склад и логистика

Руководитель склада

1

9

Склад и логистика

Менеджер логистики

1

10

Склад и логистика

Кладовщик

1

11

Склад и логистика

Грузчик

4

ИТОГО сотрудников:

16


Будем считать, что все подразделения расположены в одном месте и компания не имеет филиалов и удаленных подразделений.

 

Наименование

Цена, руб.

Количество

Сумма, руб.

1

Бумага офисная «Svetocopy» 500 листов А4 (к примеру, 1 пачка на каждое подразделение в месяц)

230

30

6900

2

Авторучка ClipStudio, шариковая синяя, 0,7мм, пластик (1 ручка на 2 месяца для 1 сотрудника)

9

66

594

3

Скобы для степлера KW-TRIO 0100, N10 (1 коробка на 1 сотрудника на 3 месяца)

11

24

264

4

Краска штемпельная Attache синяя на водной основе 45 мл (1 флакон на 3 месяца на подразделение)

45

10

450

5

Картридж для принтера HP (плановая замена раз в полгода)

2100

5

10500

6

Услуга заправки картриджа (1 раз в месяц)

300

30

9000

ИТОГО за 6 месяцев:

27708

 

Бумага, печати и различные штампы, авторучки, скобы для степлеров используются в процессе подготовки договоров, счетов и счетов фактур, накладных, актов, выписок и различных отчетов. Если сделать расчет на год, то сумма издержек для оформления бумажных документов возрастет в два раза и составит порядка пятидесяти тысяч рублей.

 

При этом альтернативный вариант работы с документами с применением ЭЦП, снижает стоимость издержек, как минимум, на одну треть, потому что некоторые контрагенты все равно будут присылать бумажные документы по почте.

При этом если компания высылает документы по электронной почте, подписанные ЭЦП, она экономит время и деньги.

 

Подведем итоги, каковы основные источники экономии в процессе применения электронной подписи?

  • Снижение издержек на закупку канцелярских принадлежностей.
  • Снижение срока заключения сделок и повышение оборачиваемости товарных запасов.
  • Экономия времени всех сотрудников, работающих с документами, на всех этапах от согласования договоров, актов, отчетов, до отправки и обмена первичной документацией (счета, счета фактуры, накладные, акты сверок и т.д.).
  • Повышение безопасности сделок, так как ЭЦП невозможно подделать.

Проблемы внедрения ЭЦП связаны с психологией и консерватизмом руководителей компании. Для большинства людей сложно привыкнуть к альтернативе цифрового варианта синей печати – ЭЦП. Поэтому для эффективного внедрения цифровых подписей используйте следующий алгоритм.

 

Создайте в компании внутренний регламент применения электронной подписи, разработав «Положение об электронном документообороте». В нем следует определить все правила применения ЭЦП во внутренних и внешних бизнес процессах.

 

Проведите обучение с сотрудниками, после подробного разъяснения и ознакомления с регламентом под роспись. Определите сотрудника, ответственного за внедрение цифровой подписи, это важное условие.

 

Для комфортного перехода к новым реалиям, определите срок переходного периода, в течение которого можно использовать оба способа для оформления документов. Обязательно, известите об этом сотрудников и контрагентов, чтобы снизить уровень противодействия нововведениям.

 

Если готовы экономить свое время и деньги, внедряя в работу электронную цифровую подпись, начинайте прямо сейчас.

 

Удачи вам!

Требуется консультация специалиста?

 

Оставьте свой телефон или электронную почту и мы свяжемся с вами в течении часа!

 

Задать вопрос