Вы здесь: Советы Как ввести электронный документооборот в компании

Как ввести электронный документооборот в компании

Ноутбук

Когда руководитель компании решает ввести электронный документооборот, он планирует создать централизованную систему обмена документами внутри компании и контрагентами. Это возможно, если они то же имеют аналогичные правила работы с документами и договор содержит соответствующий пункт.

 

Такая форма позволяет просто осуществлять регистрацию, проверку и согласование документов, потому что подписание и передача осуществляется очень быстро. Особенно удобно обмениваться электронными документами с государственными органами и фондами.

 

Для компании, которая осуществляет работу, связанную с продажами или закупками через систему электронных торгов и тендеров, применение электронного документооборота значительно упрощает процесс взаимодействия с порталом торгов.

 

Какие есть проблемы, связанные с введением электронного документооборота?

 

По большому и малому счету проблем нет, перефразируя Булгакова, проблемы только в головах руководителей. Нужно только начать, приняв решение о введении электронного документооборота.

 

После принятия решения сформируйте рабочую группу, которая будет заниматься внедрением решения, закрепи их права соответствующим приказом. Потому что членам рабочей группы, вместе с руководителями подразделений компании, предстоит разработать алгоритм и регламенты оформления, согласования и обмена внутренними и внешними документами. А еще вам будет необходимо приобрести электронную цифровую подпись.

 

Придется разработать алгоритм и технический регламент, обмена, контроля, оцифровки бумажных документов. Должны быть определены ответственные, а рабочие места должны быть оснащены программными средствами для электронной цифровой подписи.

 

Предусмотрите регламент хранения электронных архивов, для создания регламента привлеките IT специалистов. Для разработки правил хранения определите номенклатуру дел, сроки хранения по правилам действующего законодательства РФ.

 

Утвердите правила выгрузки электронных документов из баз данных, формат и способ защиты информации, а так же вид носителя для хранения. Создайте описи электронных документов, находящихся на хранении с указанием наименований и объема данных.

 

Помните, что для того чтобы уничтожить документы электронные документооборота, находящиеся на хранении необходимо выполнить определенный порядок действий. Первое, уничтожение возможно в том случае, когда истек срок хранения, определенный законодательством РФ.

 

Второе, сделайте экспертную оценку ценности электронных документов, сформировав внутреннюю комиссию. В результате оценки она должна создать акт, в котором определить список документов для уничтожения.

 

Удачи вам в деле организации электронного документооборота.
 

Требуется консультация специалиста?

 

Оставьте свой телефон или электронную почту и мы свяжемся с вами в течении часа!

 

Задать вопрос